Skal du arrangere firmatur? Her er 5 viktige ting du bør huske på
Har du fått oppgaven med å arrangere årets eller neste års firmatur? Eller sitter du som sjef for selskapet og lurer på hvor dere skal dra og hvordan du skal arrangere turen? Her er fem viktige ting du bør tenke på:
1. Hva er formålet med turen?
Det kan ligge mange forskjellige formål bak det å ta med ansatte eller samarbeidspartnere på firmatur. Utenlandsturer i jobbsammenheng bedrer det sosiale miljøet og forholdet til kolleger, gir motivasjon og stolthet, kan være nyttig for faglig påfyll og ikke minst en god måte å markere et jubileum eller hedre dyktige medarbeidere på. Det er viktig å ta stilling til hva dere faktisk ønsker å oppnå med turen for å treffe best mulig på både reisemål og programinnhold.
2. Når skal turen foregå?
Tidspunktet dere velger å legge turen på kan bety mye for virksomheten, valg av reisemål, tilgjengelighet og pris. Unngå perioder der det er høy aktivitet for selskapet, slik at alle har mulighet til å være med uten at det går ut over den daglige driften. Legg datoen for firmaturen til en periode utenfor høysesong. Det kan være en god idé å legge turen til en eller flere helligdager, men dette må avklares med de ansatte i forkant.
3. Hvor mange netter borte?
Beregn ekstra netter dersom reisemålet er langt unna. Antall netter borte legger føring for budsjettet, da overnatting trekker størstedelen av kostnadene. Bestemmer man seg for en kort tur på 1-2 netter, er anbefalingen å legge firmaturen til nærliggende byer og land, samt sørge for direkte flyreise tur og retur.
4. Hva er budsjettet pr. person?
For de fleste selskaper vil midlene som skal dekke firmaturen være satt av i forkant. Det er viktig å holde seg til rammene og ikke gå over budsjettet. De fleste event- og reisebyråer er vant til å forholde seg til pris pr. hode eller total budsjettramme. Dette er viktig å kommunisere tidlig til byrået, slik at man treffer best mulig på program og turstandard innenfor gitte rammer.
5. Faglig innhold - er turen fradragsberettiget?
Det faglige innholdet vil avgjøre om turen er å regne som skattepliktig for de ansatte. Det er viktig at man planlegger for dette og avklarer i forkant med revisor om turen kan regnes som tjenestereise (studiereise/kongressdeltakelse mv.) eller som et velferdstiltak. Hvis turen blir skattepliktig, må det tydelig kommuniseres overfor deltakerne.
Dette er ingen fullstendig liste over alt som må huskes dersom man skal arrangere firmatur, men viktige punkter å ta med i planleggingen. Firmareiser, særlig til utlandet, innebærer ukjent terreng for de fleste. Det anbefales derfor å overlate det meste av planleggingen til et event-reisebyrå. Dette vil ikke fordyre turen, da byråer ofte har fremforhandlede prisavtaler med hoteller og leverandører i utlandet.
